Urzędy rejencyjne powołano na mocy zarządzenia z 26 grudnia 1808 r. zastępując nimi dotychczasowe Kamery Wojenno-Skarbowe. Do kompetencji rejencji należały sprawy administracji państwowej, nadzór nad szkołami i kościołami, sprawy poczty, przemysłu, rzemiosła i handlu. Na czele rejencji stał prezes (Regierungs President). Wewnętrznie rejencje dzieliły się początkowo na 5 deputacji zaś od 1815 r. na dwa wydziały. Od 1825 r. liczba wydziałów wzrosła do trzech:

Wydział I spraw wewnętrznych, który zajmował się m.in. sprawami administracji, bezpieczeństwem publicznym, medycyną, przemysłem, sprawami komunalnymi, wojskowymi, statystyką;

wydział kościołów i szkół, który nadzorował szkoły, kościoły, gminy wyznaniowe;

wydział III domen i lasów, w którego kompetencjach był pobór podatków bezpośrednich, nadzór nad lasami państwowymi i domenami.

Do 1905 r. Rejencja Gąbińska swoim zasięgiem terytorialnym obejmowała powiaty: Kłajpeda (Memel), Szyłokarczma (Heydekrug), Niziny ze stolicą w Jędrzychowie (Elchniederung), Tylża (Tilsit), Ragneta (Ragnit), Pilkały (Pillkallen), Stołupiany (Stallupöhnen), Wystruć (Insterburg), Gąbin (Gumbinnen), Darkiejmy (Darkehmen), Gołdap (Goldap), Węgorzewo (Angerburg), Olecko (Oletzko), Giżycko (Lötzen), Ełk ((Lyck), Mrągowo (Sensburg) oraz Pisz (Johannisburg). W 1905 r., utraciła na rzecz nowo utworzonej Rejencji Olsztyńskiej powiaty: Lötzen, Lyck, Sensburg oraz Johannisburg. Struktura organizacyjna rejencji nie uległa istotniejszym zmianom do lat 80-tych XIX w.

W latach 1880 oraz 1883 ukazały się dwie ustawy, na mocy których oddzielono stanowiska nadprezydenta od stanowiska prezesa rejencji oraz zlikwidowano urząd wiceprezydenta. Sprawy załatwiane dotychczas kolegialnie w wydziale spraw wewnętrznych przekazano pod bezpośredni zarząd prezesa rejencji przemianowując jednocześnie ten wydział na wydział prezydialny (Präsidial-Abteilung) . W 1883 r. w ramach rejencji utworzono również wydziały obwodowe (Bezirksausschuss), które powstały z połączenia okręgowych sądów administracyjnych (Bezirksverwaltungsgericht) oraz rad okręgowych (Bezirksrat). W nowym kształcie Wydział I przejął do swoich kompetencji z Wydziału II m.in. sprawy policji przemysłowej i budowlanej, urzędników powiatowych, rybackie, wywłaszczeniowe. Do kompetencji Wydziału II należały sprawy kościelne (wydzielanie nowych parafii, regulowanie granic diecezji, nadzór nad księgami kościelnymi) oraz szkolne (nadzór nad szkołami podstawowymi oraz szkołami prywatnymi). Wydział III nadzorował dochody państwa oparte na podatkach gruntowych, zarząd domenami, lasami państwowymi i regaliami oraz sprawy budownictwa w domenach i lasach państwowych.

Wydział Okręgowy występował w podwójnej roli. Z jednej strony orzekał w sprawach: policyjnych, komunalnych, opieki społecznej, szkolnych, zaopatrzenia wojska, rzemiosła, podatkowych oraz wywłaszczeniowych a z drugiej był sądem administracyjnym (Bezirksverwaltungsgericht) . W 1933 r. zlikwidowano w rejencjach wydziały obwodowe oraz kolegialne załatwianie spraw w Wydziałach II i III wzmacniając władzę prezesa rejencji.

Prezes rejencji został podporządkowany ministrowi spraw wewnętrznych Rzeszy. Zmianie uległa również organizacja rejncji. Liczbę wydziałów zwiększono do czterech zmieniając przy tym ich kompetencje. W miejsce Wydziału III domen i lasów powstały dwa wdziały – rolnictwa i leśnictwa. Wydział ogólny zajmował się sprawami: personalnymi, dyscyplinarnymi, kasowo-rachunkowymi, policji i żandarmerii, komunikacji, rzemiosła i handlu, samorządu, osadnictwa, budownictwa, opieki społecznej, medycyny i weterynarii. Do wydziału tego przeszły z Wydziału III sprawy podatkowe (katastralne). Wydział Kościołów i Szkół sprawował nadzór nad kościołem ewangelickim i katolickim, szkolnictwem podstawowym i opieką nad młodzieżą. Wydział Rolnictwa zarządzał domenami państwowymi oraz sprawował nadzór nad produkcją rolną. Wydział Leśnictwa dział krótko, gdyż na przełomie 1933-1934 r. wprowadzono nową administrację leśną. Administracja lasów państwowych została wyłączona z kompetencji rejencji a jej sprawy przekazano krajowym inspektorom leśnym lub naczelnym inspektorom lasów. W kompetencjach rejencji pozostał tylko nadzór nad lasami niepaństwowymi, którego sprawy przeszły do Wydziału Ogólnego. Przedstawiona wyżej organizacja i zakres kompetencyjny urzędu przetrwały do końca jego funkcjonowania, tj. do 1945 r